Preparazione applicativo

Scaricare l’ultima versione del programma e compiere le operazioni preliminari.

Avvio del programma

Installazione

Non è necessaria l’installazione del programma, è sufficiente scaricare l’ultima versione disponibile su questo sito, scompattare il file in una cartella a piacere e seguire le seguenti istruzioni.

1. Scarica il file l’ultima versione del programma disponibile su questo sito. Il file ha estensione .zip (cartella compressa).
2. Scompatta il file in una cartella a piacere. Sono necessari circa 100 MB di spazio libero su disco.
3. Apri la cartella scelta al punto precedente e fai doppio click su avvia_server.bat.
4. Il programma, una volta avviato, aprirà Internet Explorer o Google Chrome alla pagina di autenticazione.
5. Prendi nota dell’indirizzo impostato nella barra degli indirizzi.

Utilizzo del programma

Il programma è un’applicazione Web. Questo vuol dire che per utilizzarla occorre un browser per la navigazione Internet, come Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome.

Per utilizzare il programma il browser si deve collegare al server che hai avviato sul tuo computer cliccando su avvia_server.bat.

Se per errore chiudi il browser, il server continuerà a funzionare e potrai accedere nuovamente al programma mettendo nella barra degli indirizzi di Internet Explorer (o di un altro browser Web) l’indirizzo del punto 5, oppure cliccando nuovamente su avvia_server.bat (operazione sconsigliata).

Per arrestare il server basta avviare il file ferma_server.bat nella cartella del punto 2.

Utenti preconfigurati

Per accedere al programma occorre sempre specificare un nome utente ed una password. Questo perché il programma può essere utilizzato, anche contemporaneamente, da più utenti.

Ci sono due differenti tipologie di utenti:

• utente “normale” (predefinito);
• utente amministratore.

Ecco l’elenco degli utenti preconfigurati per l’accesso al programma.

• Nome utente: oper1, password: oper1
• Nome utente: admin1, password: admin1 (Utente amministratore)

Le principali funzionalità concesse agli amministratori sono le seguenti.

• Importare elenchi da file Excel (es. caricamento banche dati preesistenti)
• Modificare struttura schede dati (es. creare nuovi campi)
• Aggiornare dati non modificabili dagli operatori (es. data ora uscita definitiva)
• Eliminare tutti i dati presenti dalle schede (es. riportando il programma alla versione “iniziale” al termine dell’evento)

Consigli d’uso

Normalmente non è necessario - anzi, è sconsigliato - utilizzare l’utente amministratore se non per effettuare operazioni particolari. Ogni utente, dopo l’accesso, può modificare la propria password cliccando su Preferenze in alto a destra e successivamente su CAMBIA PASSWORD DI ACCESSO. Ogni utente, terminata la sessione di lavoro, può uscire dal programma cliccando su Esci, sempre in alto a destra.

Dati di esempio

Sono disponibili qui.

Operazioni preliminari

Importazione risorse attese

Se è stata prevista una fase di preaccreditamento, è possibile precaricare nelle RISORSE ATTESE i dati di volontari, mezzi, attrezzature ed operatori accreditati per l’evento.

È possibile importare i dati utilizzando un file Excel. A titolo di esempio, ecco dei file Excel che è possibile utilizzare per l’importazione dei dati. Si consiglia di compilare tutti i dati delle colonne evidenziate in giallo.

• Importazione volontari attesi
• Importazione mezzi attesi

Predisposizione moduli di accreditamento

Una volta importati i dati nelle risorse attese, è possibile generare i moduli di accreditamento.

Alcuni moduli di accreditamento (es. volontari e mezzi) contengono dei codici a barre che consentono di velocizzare le operazioni di registrazione.

Impostazione dati intervento

Cliccando sul pulsante Informazioni intervento (PAGINA INIZIALE/CONFIGURAZIONE) è possibile impostare le informazioni relative all’intervento. Le informazioni inserite consentiranno a tutte le funzionalità di lavorare correttamente (es. generazione modelli).

Tramite il pulsante “Carica loghi” è possibile caricare loghi aggiuntivi che potranno essere utilizzati nei modelli. Dopo il caricamento di un logo occorre andare un PAGINA INIZIALE/CONFIGURAZIONE/Informazioni intervento ed indicare il nome del file nel menu a tendina dei campo logo e logo 2. Infine cliccare su Aggiorna.

Al momento sono supportati 2 loghi:

• logo: immagine quadrata (es 300×300 pixel) utilizzata per l’intestazione di tutti i modelli;
• logo2: immagine rettangolare con larghezza doppia rispetto all’altezza, utilizzata solo in alcuni modelli (es. attestati).

I loghi devono essere caricati in formato JPG. Si consiglia di caricare immagini di dimensioni non eccessive (al di sotto dei 100 KB).

Definizione servizi

È consigliabile definire l’elenco di servizi che durante l’intervento verranno assegnati alle risorse.

Segue un file Excel di esempio con elenco di servizi.

Attenzione! I servizi IN ATTESA DI SERVIZIO e USCITA DEFINITIVA devono essere presenti per un funzionamento corretto dell’applicativo.

• Importazione servizi

Utilizzo mappa servizi

Per utilizzare la mappa presente in PAGINA INIZIALE / REPORT / MAPPA SERVIZI è necessario inserire in PAGINA INIZIALE / CONFIGURAZIONE / DATI INTERVENTO il codice dell’apposita chiave API Google nel campo “Chiave mappa Google”.

Inoltre il dispositivo dovrà avere una connessione Internet attiva per poter fruire della mappa interattiva.

La chiave API di Google deve autorizzare il sito Web http://localhost/* e le API da abilitare sono almeno le seguenti:

• Geocoding API
• Geolocation API
• Maps JavaScript API
• Places API

Nozioni di base sull’utilizzo

Leggere le nozioni di base sulle caratteristiche dell’applicativo

• Struttura delle pagine
• Funzionalità base

Struttura delle pagine

Menu

In alto a destra è visibile il nominativo dell’operatore al lavoro in quella determinata sessione, es. OPER 1.

Il pulsante PREFERENZE permette di cambiare la password di accesso degli utenti preconfigurati. Tramite lo stesso tasto si possono modificare tipo e dimensione dei caratteri utilizzati nell’applicativo.

Di fianco al nome dell’applicazione (“Segreteria Campo”) appare la barra dei menu. Dove sono presenti sotto menu, a fianco del nome è visibile una freccina verso il basso.

Sotto la barra dei menu è presente la barra di navigazione, che indica in quale area o scheda dati si sta lavorando.


Le voci cliccabili (in blu) consentono di accedere direttamente ad altre aree o schede dati senza utilizzare la barra menu principale.

Tabelle dati

La maggior parte dei menu consentono di accedere alle schede dati.

Selezionando ad esempio la scheda dati VOLONTARI si accede all’elenco di tutti i volontari registrati per l’evento in corso, anche quelli che hanno terminato il proprio servizio.
Cliccando su VOLONTARI IN SERVIZIO viene visualizzato invece solo il personale presente e disponibile al campo. Le tre caselle bianche (filtri) permettono l’estrazione di dati specifici dagli elenchi presenti nell’applicativo. I “filtri” seguono una logica simile a quella di Excel. Ad esempio, se si vogliono visualizzare quanti e quali Volontari appartenenti ad una specifica OOVV hanno operato al campo, si andrà a selezionare nella prima casella la voce “ORGANIZZAZIONE”, nella seconda “CONTIENE” e nella terza si inserirà il nome dell’organizzazione. Basterà digitare anche solo una parte del nome completo dell’organizzazione ed apparirà un “aiutino” riportante il nominativo registrato.

Questa modalità di ricerca è fruibile in tutte le schede dati, ovviamente con le sole voci presenti nella scheda dati. Ad esempio, se la ricerca è relativa ad un mezzo (scheda dati MEZZI), nella prima tendina non ci saranno le voci COGNOME, NOME, ORGANIZZAZIONE, ecc… ma TARGA, MARCA E MODELLO, ORGANIZZAZIONE, ecc.

E’ possibile ordinare i dati delle tabelle in base al valore contenuto in una colonna. E’ sufficiente cliccando sull’intestazione della colonna.

Sopra e sotto ogni tabella compare una barra con dei pulsanti.

• Pagina …/…: identifica il numero di pagina corrente, se i dati sono stati suddivisi in più pagine
• TUTTE LE PAGINE (… RIGHE): in presenza di un elenco suddiviso in più con più pagine, visualizza l’elenco completo in una sola pagina
• La voce (…RIGHE) riporta il numero di righe di dati presenti nella scheda dati. Ad ogni riga corrisponde un’entità (es. volontario/mezzo/attrezzatura/ospite) censita nella scheda. Es. nella scheda dati VOLONTARI “(4 RIGHE)” indica che sono stati registrati 4 volontari.
• OPZIONI/RIMUOVI COLONNE: consente di scegliere le colonne da visualizzare nella tabella. Ad esempio, sempre nella scheda VOLONTARI, selezionando solo NOME, COGNOME e CELLULARE e confermando con il tastino OK, verranno visualizzate solo quelle 3 colonne.

• APPLICA MODELLO: permette di applicare alla scheda dati modelli precaricati, ad esempio serve stampare l’attestato di presenza dei Volontari…cliccandolo si apre una pagina di esportazione

Esportazione dati

In fondo alla pagina compare una serie di opzioni che consente l’esportazione dei dati in uno o più formati.

Funzionalità schede dati

Il programma è costituito da una serie di schede dati con funzionalità comuni.

Una scheda dati è paragonabile ad un foglio di lavoro di un foglio di calcolo (es. Microsoft Excel).

I dati possono essere inseriti nella scheda dati cliccando su INSERISCI NUOVO. Apparirà una scheda in cui potranno essere inseriti i dati previsti per quella scheda dati.

Per la modifica dei dati, è sufficiente cliccare sul pulsante SCHEDA disponibile su ogni riga.

Analogamente, cliccando su Elimina, la riga potrà essere cancellata dal database.

Le funzionalità comuni a tutte le schede dati sono le seguenti.

Modifica in tabella

I dati contenuti nelle schede dati possono essere anche modificati cliccando direttamente sui valori contenuti nelle celle.

Filtri

Sopra ogni tabella che mostra i contenuti della scheda dati c’è una sezione che permette di filtrare le informazioni visualizzate.

Uno o più campi delle schede dati posso essere usati come filtri.

Una volta scelto il campo su cui applicare il filtro, la tipologia di filtro (contiene, uguale a, maggiore di, ecc…) e il valore da considerare, cliccando su Filtra i dati verranno mostrati solo le righe che soddisfano i criteri scelti.

Esistono tipologie speciali di filtri.

• (raggruppa per campo selezionato). Permette di raggruppare i dati in base ai valori del campo selezionato. Per ogni valore differente verrà anche mostrato il numero di volte che compare. Raggruppando la scheda dati volontari per il campo organizzazione, ad esempio, è possibile conteggiare il numero di volontari per organizzazione.
• (mostra solo contrassegnati come speciali) e (nascondi contrassegnati come speciali) mostrano e nascondono rispettivamente le righe contrassegnate come speciali, ovvero contrassegnate con la “stellina”.
• (mostra solo selezionati) e (nascondi selezionati) mostrano e nascondono rispettivamente le righe contrassegnate come selezionate, ovvero contrassegnate con la “spunta”.

Esportazione dati e modelli

I dati possono essere esportati in diversi formati. Attualmente sono supportati.

• CSV (OpenOffice.org Calc, LibreOffice…)
• XLS (MS Excel)
• PDF (Acrobat Reader)
• RTF (MS Word e OpenOffice.org Writer, LibreOffice…)
• HTML (versione stampabile)

Ai dati possono essere applicati anche dei modelli specifici per la generazione di file PDF per usi particolari, come badge con codice a barre ed attestati.

Importazione dati

Tramite la funzione IMPORTA DATI è possibile inserire il contenuto di un file Excel in una scheda dati. La prima riga del file Excel dovrà contenere le intestazioni delle colonne. Queste ultime dovranno coincidere con il nome dei campi corrispondenti all’interno della scheda dati.

Principali procedure operative

P01. STAMPA MODULI ACCREDITAMENTO

Per la stampa dei moduli di accreditamento per mezzi ed attrezzature, è possibile utilizzare le funzionalità contenute nella sezione PIANIFICAZIONE della PAGINA INIZIALE.

I pulsanti MODULI ACCREDITAMENTO consentiranno di generare i moduli di accreditamento per volontari e mezzi, mostrando in un’unica pagina un pulsante di generazione modello per ogni organizzazione contenuta nella scheda VOLONTARI ATTESI.

Cliccando su apposito pulsante verrà generato automaticamente un file PDF con il modulo di accreditamento per la relativa organizzazione.

P02. REGISTRAZIONE VOLONTARI

I volontari vanno registrati nella scheda RISORSE/VOLONTARI (pulsante INSERISCI NUOVO) oppure in PAGINA INIZIALE (pulsante REGISTRAZIONE VOLONTARI).

Se è stata prevista una fase di preaccreditamento, sarà possibile beneficiare dei dati precaricati nella scheda VOLONTARI ATTESI. Digitando infatti alcune lettere in alcuni dei campi “sensibili”, ad esempio nome, cognome e codice fiscale, verranno proposti dei suggerimenti che consentiranno di velocizzare l’inserimento dei dati.

Sono obbligatori i campi organizzazione, cognome, nome, codice fiscale. Nel campo organizzazione inserire, in maiuscolo (si consiglia di utilizzare sempre il carattere maiuscolo in tutti i campi), il nome dell’organizzazione così come riportato sul tesserino regionale. Altre informazioni vanno compilate durante l’“intervista” al Volontario in arrivo o sulla base delle informazioni dichiarate nel modulo di accreditamento.

Importante chiedere ed indicare:

• se responsabile (caposquadra);
• recapito telefonico (cellulare) per i responsabili;
• se autista di uno dei mezzi in servizio;
• se intende usufruire dei “benefici di legge”;
• numero di giorni eventualmente richiesti per beneficiare dei benefici.

Nel campo organizzazione inserire la stessa denominazione per tutti i volontari appartenenti allo stesso gruppo (es. il nome dell’organizzazione così come riportato sul tesserino regionale).

Il codice badge, utilizzato per il codice a barre presente nei tesserini, viene assegnato in automatico, utilizzando il prefisso definito in CONFIGURAZIONE INIZIALE.

P03. REGISTRAZIONE MEZZI

I mezzi vanno registrati nella scheda RISORSE/MEZZI (pulsante INSERISCI NUOVO) oppure in PAGINA INIZIALE (pulsante REGISTRAZIONE MEZZI).

Obbligatori i campi organizzazione, marca e modello, targa, KM arrivo al campo.

Nel campo organizzazione inserire, in maiuscolo, il nome dell’organizzazione così come riportato nei volontari registrati per il gruppo.

P04. REGISTRAZIONE ATTREZZATURE

Procedura analoga a registrazione di Volontari e mezzi.

P05. ASSEGNAZIONE SERVIZI A VOLONTARI/MEZZI/ATTREZZATURE

In PAGINA INIZIALE/GESTIONE RISORSE sono presenti i pulsanti “MOVIMENTAZIONE RISORSE” per accedere alla funzionalità di assegnazione servizi a volontari, mezzi ed attrezzature. In questo modo è possibile assegnare un SERVIZIO (es. CUCINA, SEGRETERIA, SCENARIO OPERATIVO, USCITA DEFINITIVA) che stanno svolgendo le risorse operative.

La schermata per la movimentazione delle risorse permette di selezionare uno o più Volontari/mezzi/attrezzature ed il servizio da assegnare (tramite menu a tendina). Il sistema, dopo la conferma dell’utente, automaticamente aggiorna il campo “SERVIZIO” presente nelle schede di Volontari, mezzi ed attrezzature.

In SERVIZI/MOV. RISORSE è possibile visualizzare tutte le movimentazioni delle risorse registrate a sistema. Nello specifico, il sistema memorizza (con data/ora) ogni variazione del campo “SERVIZIO” di Volontari/mezzi/attrezzature. In questa pagina (tramite opportuni filtri) si potrà ricostruire la “vita operativa” della risorsa in quel dato intervento.

Tutte le risorse accreditate vengono messe in automatico “IN ATTESA DI SERVIZIO” una volta registrate.

I servizi possono essere precaricati oppure creati al momento in base alle necessità (scheda SERVIZI oppure PAGINA INIZIALE/ CONFIGURAZIONE/INTERVENTO/ELENCO SERVIZI). Il campo ORDINE determina l’ordine con cui viene presentato nelle tendine.

E’ possibile inoltre inserire le coordinate GPS (Lat./Long.) per poter visualizzare sulla mappa (PAGINA INIZIALE/REPORT/MAPPA SERVIZI) la posizione geografica del servizio (es. campo base, cantieri/scenari di servizio).

P06. CHIUSURA TURNO SQUADRE

Punti d’attenzione.

• Rilevare ed inserire km alla partenza dei mezzi.
• Assegnare il servizio “USCITA DEFINITIVA” a volontari, mezzi e attrezzature.
• Verificare che MANSIONE, DATA INIZIO ATTESTATO e DATA FINE ATTESTATO siano compilati correttamente.
• Rilevare eventuali rotture/danni ad attrezzature.
• Se richiesto generare e/o stampare attestati di presenza per volontari.

Ad una risorsa (volontario, mezzo o attrezzatura) che abbandona il campo in quanto ha finito il turno di servizio (non rimane quindi a pernottare al campo) deve essere sempre assegnato il servizio “USCITA DEFINITIVA” (PAGINA INIZIALE/GESTIONE RISORSE), per consentire al sistema di aggiornare i campi DATA/ORA USCITA DEFINITIVA e DATA FINE ATTESTATO. Se la risorsa ritorna al campo per una nuovo turno di servizio, deve essere registrata nuovamente.

Se necessario, è possibile applicare modello per stampare il modulo A (in alcuni casi vale come attestato del mezzo per la richiesta rimborsi Art. 9, quando concesso). Verificare che i dati inseriti siano corretti (informazioni mezzi, KM registrati).

P07. PIANIFICAZIONE SERVIZI

Area PAGINA INIZIALE/PIANIFICAZIONE. Stesso funzionamento dell’area GESTIONE RISORSE, con la differenza che in questa sezione si andranno ad inserire i Volontari/mezzi/attrezzature previste in arrivo, facilitando così l’eventuale pianificazione di turni, attività ecc.

Solo quando la risorsa sarà fisicamente al campo verrà inserita in “RISORSE” e diventerà a tutti gli effetti operativa.

P08. REGISTRAZIONE OPERATORI

I funzionari (es. provinciali, regionali o DPC) vanno inseriti in RISORSE/OPERATORI.

P09. STAMPA BADGE VOLONTARI E MEZZI

Utilizzare apposito modello presente nelle scheda dati VOLONTARI, MEZZI, OPERATORI. Verificare, al momento della stampa, che nelle opzioni di stampa non ci sia alcun ridimensionamento della pagina.

P10. CENSIMENTO STRUTTURE

Le strutture montate al campo (tende ospiti, segreteria, cucina, ecc…) vanno codificate e censite nell’apposita schermata CAMPO/STRUTTURE.

Il campo prima assegnazione può essere utilizzato per una prima assegnazione di massima (es. per nucleo famigliare) della tenda agli ospiti: seguirà poi un censimento puntuale (scheda OSPITI).

Per l’assegnazione del “numero tenda”, si consiglia di usare un formato “lettera+numero”, es. A1,A2,B5…

P11. REGISTRAZIONE OSPITI

In CAMPO/OSPITI vanno inseriti gli ospiti del campo di accoglienza.

Obbligatori tenda, nome, cognome, sesso, anno di nascita e nucleo famigliare.

Verificare se ci sono donne incinta, disabili e allettati.

Nella schermata CAMPO/EX OSPITI vanno inseriti gli ospiti che lasciano il campo prima di essere eliminati dalla schermata CAMPO/OSPITI.

Nella schermata OSPITI/ESTERNI c’è l’elenco di persone che non sono registrate al campo ma usufruiscono per motivi vari (casa inagibile, servizi offerti al campo, ecc…) di alcuni servizi (es. pranzo).

In CAMPO/OSPITI/Occupazione tende c’è il riepilogo delle tende con i posti occupati per ognuna.

In CAMPO/OSPITI/Cittadinanze c’è il prospetto con il numero di volontari per cittadinanza.

P12. STAMPA BADGE OSPITI/ESTERNI/VISITATORI

Utilizzare apposito modello. Verificare, al momento della stampa, che nelle opzioni di stampa non ci sia alcun ridimensionamento della pagina.

P13. RUBRICA

I numeri utili del campo (riferimenti funzioni, responsabili di altri campi, referenti di ditte, ecc…) vanno inseriti e tenuti aggiornati nella schermata RUBRICA.

P14. TRACCIAMENTO RICHIESTE

In questa area è possibile registrare qualsiasi richiesta di risorse (richiesta interna) ed ospiti (esterna), come ad esempio esigenze, materiale, documenti, beni di consumo ecc…

Le richieste verranno poi vagliate dal responsabile dell’evento.

Tramite il cambio di stato sarà possibile aggiornarne l’avanzamento della richiesta (Presa in carico/In valutazione/In lavorazione/In attesa di lavorazione/Eseguita/Respinta).

P15. PROTOCOLLO

Tutte le comunicazioni rilevanti in entrata/uscita (e-mail o cartacee) vanno archiviate e protocollate. Utilizzare la schermata PROTOCOLLO per assegnare il numero di protocollo, da scrivere poi sul documento o sulla stampa dell’e-mail.

Periodicamente verificare non ci siano “buchi” nel protocollo ed archiviare i documenti.

P16. BACHECA AVVISI

In COMUNICAZIONI/AVVISI è possibile inserire e stampare (applicando modello) tutte le comunicazioni da esporre al campo, a beneficio degli ospiti o delle risorse. Il sistema stampa in automatico l’intestazione del campo e la data di creazione dell’avviso.

P17. CONSEGNA RADIO

Per aver un tracciato delle radio consegnate al personale in assenza di una sala radio.

P18. SEGNALAZIONE DANNEGGIAMENTO MEZZO/ATTREZZATURA

Tramite apposita scheda in COMUNICAZIONI/DANNEGGIAMENTI è possibile tracciare i danneggiamenti. Successivamente applicare apposito modello, stampare e far firmare a responsabile/caposquadra e controfirmare a funzionario in turno.

P19. BACKUP DATI

In PAGINA INIZIALE/CONFIGURAZIONE è possibile esportare:

• le singole schede dati in formato Excel;
• l’intero database.

Si consiglia di effettuare questa operazione almeno una volta al giorno o comunque ad ogni cambio turno.

P20. STIME PASTI

Nella scheda CAMPO/STIME PASTI è possibile inserire i numeri di pasti previsti suddividendo tra colazione pranzo e cena

P21. REGISTRAZIONE NUMERO PASTI

L’accesso a colazione, pranzo e cena di volontari e ospiti viene registrato tramite lettura del codice a barre presente sui badge. Viene utilizzato apposito programma (disponibile a breve).

P22. BROGLIACCIO

Nella scheda SERVIZI/BROGLIACCIO è possibile inserire una sorta di diario delle attività quotidiane. Permette infatti la registrazione cronologica di appunti, segnalazioni, info varie che arrivano alla segreteria e che posso essere ritenute utili per la sala operativa. Applicando apposito modello si avrà cronistoria completa della giornata.

P23. REPORT OPERATIVO GIORNALIERO

La scheda SERVIZI/REPORT permette a funzionari/responsabili di funzione la redazione di un report periodico (es. giornaliero) relativamente al servizio effettuato. La pagina si articola in sezioni descrittive (SINTESI ATTIVITA’ SVOLTE, CRITICITA’ RISCONTRATE) ed una parte in cui selezionare SI/NO (DIFF. COORD. VOLONTARI, RITARDI CAMBI TURNO/MEZZO, DIFFICOLTA’ NELLE COMUNICAZIONI). Al termine del turno/servizio si può applicare modello (STAMPA) per invio in sala operativa

P24. REPORT

In PAGINA INIZIALE/REPORT è possibile visualizzare alcune informazioni di riepilogo sulla situazione attuale, tramite grafici e tabelle. Tramite il pulsante “Esporta in PDF” è possibile salvare la pagina in formato PDF.

Tramite il pulsante “Riepilogo ospiti e risorse” è possibile visualizzare un prospetto di riepilogo con le informazioni sugli volontari e ospiti presenti al campo (fasce età, nazionalità, ecc…)

P25. CONTROLLO DATI

In PAGINA INIZIALE/VERIFICA DATI/CONTROLLO DATI è possibile verificare che non siano presenti anomalie o incongruenze.